Repertoria, zbiory, księgi pomocnicze

Zgodnie z Zarządzeniem Nr 14 Prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 6 sierpnia 2015 r. w sprawie ustalenia zasad biurowości w sądach administracyjnych w Wojewódzkim Sądzie Administracyjnym w Gliwicach w sekretariatach sądowych prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:

• repertoria;
• dzienniki korespondencji;
• księgi pomocnicze (wykazy, kontrolki);
• zbiory wokand;
• skarowidze alfabetyczno-numerowe.

Repertoria służą do ewidencjonowania spraw i kontrolowania ich biegu oraz sporządzania zestawień sprawozdań statystycznych o wynikach pracy sądów. Stanowią one rownież podstawę oznaczania, układu i przechowywania akt. Do każdego repertorium prowadzi się skorowidz alfabetyczno-numerowy. Przewodniczący wydziału może zarządzić prowadzenie jednego skorowidza dla kilku repertoriów.

Prowadzi się repertoria:

"SA" dla spraw, o których mowa w art. 3 § 2 pkt 1-7, art. 3 § 2a i art. 3 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, spraw o wymierzenie grzywny lub zastosowanie środka w celu wykonania orzeczeń sądu oraz dla spraw wszczętych na skutek skarg o wznowienie postępowania w tych sprawach;

"SAB" dla spraw wszczętych na skutek skarg na bezczynność organów administracji publicznej lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez te organy oraz dla spraw wszczętych na skutek skarg o wznowienie postępowania w tych sprawach;

"SO"  dla innych spraw rozpatrywanych na podstawie przepisów ustawy;

"SPP" dla wniosków o przyznanie prawa pomocy.

W każdym wydziale prowadzi się wykaz spraw, w których postępowanie zawieszono oraz kontrolkę wysyłanych akt. Kierownik sekretariatu każdego wydziału prowadzi w porządku chronologicznym zbiór wokand oraz zbiór wykazów spraw wyznaczonych na posiedzenia niejawne. Na zarządzenie przewodniczącego wydziału mogą być prowadzone - poza wymienionymi - również inne księgi pomocnicze dla rejestrowania określonych spraw lub czynności.